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【非常識!?】仕事でメールを必ずしも早く返信しなくてよい理由

仕事でメールを早く返信しなくてよい理由は、さまざまなものがあります。しかし、周りの人からは非常識だと思われることもあるため、注意が必要です。

本記事では、仕事でメールを早く返信しなくてよい理由について、いくつか考えてみたいと思います。

 

まず、私の簡単な転職歴を紹介します。

  • 現在、外資系IT企業に勤めている社会人7年目
  • 過去に2度の転職を経験
  • 新卒2年目の時に適用障害と診断され6か月間の休職経験あり
  • 現在は外資系コンサル企業のITコンサルタント(勤続4年目)

 

仕事でメールを必ずしも早く返信しなくてよい理由

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優先度が低いものは後回しにすることができる

仕事で受け取るメールには、優先度の高いものと低いものがあります。

例えば、お客様からの問い合わせや取引先からの注文などは、優先度が高いと考えられます。一方、同僚からの情報共有や、定例会議の案内などは、優先度が低いと考えられます。

 

優先度の低いメールについては、後回しにしても問題がない場合があります。そのため、すぐに返信する必要がない場合は、他の仕事に集中したり、作業の効率化に取り組んだりすることができます。

 

メールに限らず、他のコミュニケーション手段がある

仕事でのコミュニケーションは、メールだけでなく、電話や直接会って話すこともあります。

また、SNSやチャットツールなど、最近では様々なコミュニケーション手段があります。

 

そのため、メールにすぐに返信しなくても、他の手段で情報を共有することができます。

特に、緊急性の高い場合には、電話などで迅速に対応することが求められます。そのため、メールにすぐに返信しなくても、適切な対応ができる場合があります。

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メールの返信は必ずしも即時性が求められない場合がある

メールの返信には、即時性が求められる場合とそうでない場合があります。例えば、お客様からの問い合わせや、取引先からの注文などは、即時性が求められます。

しかし、定例会議の案内や、社内の情報共有などは、即時性が求められない場合があります。

 

そのため、メールの返信が必ずしも即時性が求められるわけではありません。

緊急性が低い場合には、返信の時間を置いてからでも問題ないことがあります。

例えば、重要なプロジェクトに取り組んでいる場合や、別の納品物を作成している場合には、メールの返信を後回しにすることができます。※後回しにしても問題ありませんが、メールの返信を忘れないよう工夫が必要になります。

 

メールの返信が遅れても、誠意ある対応をすれば問題ない

仕事でのメールのやりとりで、返信が遅れることがあるかもしれません。しかし、その場合でも、誠意ある対応をすれば問題ありません。

 

例えば、返信が遅れる旨をメールで伝え、必要に応じて遅れる理由を説明することができます。また、返信が遅れたことを謝罪することも大切です。誠意ある対応をすることで、信頼関係を築くことができます。

 

メールの返信を早くすることが常に正しいわけではない

メールの返信を早くすることは、一般的には良いこととされています。しかし、そのことが常に正しいわけではありません。

 

例えば、メールの内容が不適切な場合には、急いで返信することは避けるべきです。また、メールの内容に対して返信が必要ない場合には、返信しない方が適切な場合があります。

 

また、メールの返信を早くすることが、本来の仕事の優先順位を下げることになる場合もあります。例えば、プロジェクトの進捗報告書を作成するべき時に、メールの返信に時間を費やすことは、優先順位が間違っていることになります。

 

まとめ

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以上のように、仕事でメールを早く返信しなくてよい理由には、さまざまなものがあります。

例えば、優先度が低いものは後回しにすることができる、他のコミュニケーション手段がある、メールの返信は必ずしも即時性が求められない場合がある、メールの返信が遅れても、誠意ある対応をすれば問題ない、メールの返信を早くすることが常に正しいわけではない、などがあります。

 

しかし、周りの人からは非常識だと思われることもあるため、注意が必要です。

特に、上司やクライアントからのメールには迅速な返信が求められる場合があります。また、長期間返信が遅れている場合には、周りの人からの信頼を損ねることにもなりかねません。

 

そのため、メールの返信を後回しにする場合でも、適切なタイミングで返信するように心がけましょう。また、返信が遅れる旨を事前に伝えることも大切です。誠実な態度を保ちながら、適切にメールの返信を行うことが求められます。

 

最後に、仕事でメールの返信を必ずしも早くする必要はありません。返信を後回しにすることができる場合や、メールの返信に即時性が求められない場合もあります。

しかし、周りの人からの期待や信頼を損なわないよう、適切に対応することが大切です。

自分自身のスケジュールや状況を踏まえつつ、常に適切なバランスを保つことが、仕事でメールを適切に扱うためのポイントとなります。