【外資系コンサル流】仕事における優先順位のつけ方4選

あれこれ書籍を読んで実践しても、なかなか思い通りの結果がでないもんですよね。私もいくら時間をかけて勉強しても仕事が早くならないため、多くのプライベートの時間を失ってしまった過去があります。

 

社会人なりたての時は「残業代が稼げてラッキー」「残業していたら上司から評価された」などの理由から、不必要な残業を繰り返してしまいました。（当時は不必要だと感じていませんでしたが、今でははっきりと無駄な時間だったと感じています。）

おそらく上記の理由から残業をしている人もいらっしゃると思いますが、この記事をお読みの方は「少しでも残業時間を減らしたい」という方が多いと思います。

ちなみに、これは特に20代の会社員の方に多くみられる悩みです。（経験が増えるにつれて、自分のやり方を確立していくようになるため、あまりこの手の勉強を積極的に行わなくなります。）

 

そこで今回は「残業が多い=仕事における優先順位のつけ方が良くない」と定義し、私が過去に実践して特に効果があった優先順位のつけ方をご紹介します。

 

私が実践して効果のあった優先順位のつけ方は次のようになります。

 

この手の自己啓発本を読まれている方は「他にももっとあるのではないの？」と思われるかもしれませんが、いろいろ試したところ特にこの4つができているかどうかで仕事の効率が変わってきます。

仕事の効率が上がれば、短時間で大きな成果を出すことができるためそのまま評価され、昇進することができます。つまり、仕事における優先順位のつけ方が上手い人は短時間で他の人よりも多くの収入を見込むことができ、空いた時間を自己研鑽に充てることで早く速度で成長することができるようになります。

 

私が社会人1年目の時はTODO表を作り、上からタスクをこなしておりました。

しかし、このやり方ではTODO表の上にあるタスクをこなす時の残体力と下の方にあるタスクをこなす時の残体力では差が出てしまします。

そのため、重要な作業がTODO表の後半にある場合、あまり集中できずに作業することになり、完成したとしても上司から突き返されてしまっていたため、必然的に残業が増えてしまいました。

 

目標が明確になり始めた時「このままでは時間が足りない…」と気づき、仕事における優先順位のつけ方を徹底的に見直し、実践と改善をすることで残業時間を大幅に減らすことができました。感覚では20-30時間ほど残業時間を削ることができました。

この方法が必ずみなさんにも効果があるとは断言できませんが、仕事における優先順位のつけ方のヒントとなることは間違いありませんので「残業時間を減らしてプライベートの時間を増やしたい」と思われている方はぜひ最後までお読みください。

 

 

 

先に私の経歴についてお伝えしておきます。

 

仕事における優先順位の付け方

私が実践して効果のあった優先順位のつけ方は次のようになります。

 

仕事における優先順位の付け方①：重要かどうかで仕事の優先順位をつける

「重要度×緊急度」という言葉を目にされている方も多いと思います。（ベストセラー「7つの習慣」に書かれております。）

まずはこちらの方法で重要度の高い仕事とそうでない仕事を分けてください。

重要度が高い仕事とは、「長期的に大きな利益をもたらしてくれる」「多くの人に影響を与えられる」「迫りくるリスクを予め予防する」ような仕事になります。

 

仕事における優先順位の付け方②：最も重要な仕事から手を付ける

重要度をつけることができたら、次は重要な仕事から手をつけましょう。

そうすることで重要な仕事に集中することができ、その結果大きな成果を上げることができます。

これは「選択と集中」と呼ばれており、自分がやることの意味（使命感）を明確に頭に深く刻み込むことで「当事者意識」が芽生え、自然と主体的に行動するようになります。

 

仕事における優先順位の付け方③：優先度の低い仕事を行う時間を確保してスケジュールに組み込む

ただし、優先順位が低いからといってやらなければいけない仕事を無視するわけにはいかないので、予め優先度の低い仕事を行う時間を確保してください。

 

例えば、以下のようになります。

• 午前中は優先度が最も高い作業①を行う
• 午後1時から2時は優先度が2番目に高い作業②を行う
• 午後2時から5時は優先度の低い複数の作業を行う

 

ここでの注意点は、優先度の高い低いによって作業時間に差をつけないことです。優先度が高いから多くの時間を使い、優先度が低い仕事は少ない時間で達成しようとすると、必ず無理が生じてきます。

そのため、自分の能力と仕事量に応じて費やす時間は決めてください。この場合、「実際にスケジュールを作ってみたら今とあまり変わらない？」と気づくでしょう。確かに多くの人にとってはあまり変化がないように見えますが、実際に優先順位をうまくつけたやり方は作業を上からこなしていくよりも確実に作業に費やす時間を減らすことができます。

 

仕事における優先順位の付け方④：明日でいい仕事は明日やる

• 「簡単なタスクはすぐに終わらせる」
• 「問い合わせ対応はすぐに返答する」

このように教育された人も多いでしょう。しかし、私はこの考えに欠陥があると考えております。

一つ目の考え方は言い換えると「大切な仕事をしている真っ最中だけど、いったん中止して5分で終わる簡単な作業を優先する」ということになります。

これは集中力が削がれるだけでなく明らかに効率が悪い行為と言えます。いったん集中が切れると元の状態に戻るまで30分近くかかるという研究データがございます。

そのため、優先順位の高い作業をやっている途中で優先順位の低い作業が割り込んできたとしても可能な限り後回しにしましょう。（電話対応の場合など緊急性を要する作業は別）

 

そして「期限は明日だけど今日中やってしまう」というとても意欲の高い方もたまにいらっしゃいますが、優先順位の低い作業に関しては早めにやったところで評価に繋がることは少なく、別の作業を割り振られてしまい、結局残業を増やしてしまうことになりかねないので、明日でいい仕事は明日に回して残業せずに帰りましょう！

 

以上が仕事における優先順位のつけ方になります。

 

万人におすすめできる自己投資

続いて、残業が減りプライベートな時間を自己投資に費やせるようになった方に向けて「誰にでもおすすめできる自己投資」を一つご紹介します。

転職活動といっても実際に転職するわけでなく自分の現在地と目的地を見直す目的で行いましょう。

具体的には現在の市場価値を把握し、5年後になりたい姿を明確に見据える。そして、ギャップを埋めるためにスキルアップや年収アップを目的とした転職活動を行う。

もし今のスキルで会社だけ変えたら目的地にたどり着けるのであれば、そのまま転職活動をしていただき、目標とそこまでのギャップが明確になっていれば目標にたどり着くためのスキルアップを実践しましょう。

 

 

このように考えている人は多いですよね。たしかに間違えてはいませんが、「エージェントサービス」を使った場合、かなりの時間を取られてしまう恐れがございます。

「エージェントサービス」とは、サイト登録時に専属の転職エージェントが付き、転職エージェントと一緒に転職活動を進めるため、転職エージェントからの連絡が多く来るため時間を取られてしまいます。

一方で私が今回おすすめしたいサービスである「スカウトサービス」は最小限の時間で転職活動を進めることができます。

こちらは、専属の転職エージェントがつくのではなく、職務経歴書（いままでの経歴を書いた書類）をサイト上にアップロードするのみであとは放置で問題ありません。

この職務経歴書をみた企業の担当者もしくはヘッドハンターからスカウトメール（うちの会社に応募しませんか？のようなメール）が届きます。

そして、スカウトメールの内容を確認することで自身の現在地を把握することができます。そして、目的としている業務や企業からスカウトされるための自己分析を行い、目的地までのギャップ（どんなスキルが足りていないか）を把握しましょう。

大体、職務経歴書の作成と登録に2時間程度かかりますが、それ以外はほとんど時間がかからないため、どんな方も登録だけしておくことをお勧めします！

もっと詳しく知りたい方は、「スカウトサービス」の中でも過去に使って良かった以下の『ビズリーチ』に関する記事をご覧ください。

 

さいごに：仕事におけて優先順位のつけ方を学べばチート級に威力を発揮する

今回は仕事における優先順位のつけ方を私の経験に基づきご紹介しました。

私が考える優先順位のつけ方は次の通りです。

 

そして、後半では残業が減ったあとにやるべきおすすめの自己投資について解説いたしました。

転職はせずとも『転職活動』を行うことで、自分の現在地と目的地を見直すことができます。

 

さいごに、細かいテクニックをあげたらキリがないのですが、私としては今回ご紹介した4つの方法で相当な残業時間を減らせると考えています。

• 「スキルがないから仕事が遅い」
• 「頭の回転が遅いから仕事ができない」

以前の私はこんな言い訳ばっかして、仕事を効率化することから逃げていました。

しかし、よくよく考えてみると「スキルがない」「頭の回転が遅い」ことに関して、ほとんどの方が同じように思っていることに気づき、それでも仕事が早い人と遅い人が分かれてしまうのはなんでだろうと自問し続けました。

そうしたら、作業の順番を意識すること・仕事を極力減らすこと。この2点が仕事の効率化において最も影響する考え方であることに気づけたため、実践と改善を繰り返しました。

その結果、残業時間と仕事量を減らすことに成功できたため、自身のスキル不足により自己嫌悪になっている方こそ、今回ご紹介したやり方を実践してほしいと考えています。

 

そして、残業が減ったあと人生にとって長期的にポジティブな影響を与える行動をとり、楽しい人生を一緒に送っていきましょう〜！

それでは。